4 produse de arhivare utile în activitatea oricărei firme

Orice firmă cu activitate intensă trebuie să achiziționeze periodic produse de arhivare, mai ales în perioadele mai aglomerate ale anului, așa cum este toamna. Dacă sunt plănuite multe proiecte de business noi în următoarele luni ale anului, atunci cu siguranță trebuie să îți deschizi orizonturile și să iei în calcul toate posibilitățile pentru organizarea actelor.

Arhivarea fizică ocupă în continuare un rol important într-o companie, chiar dacă digitalizarea s-a extins mult în ultimii ani. Atunci când sertarele birourilor amenință să dea pe afară, nu mai este de glumit, ci de trecut la acțiune. Îți prezentăm în rândurile de mai jos cele mai importante produse de arhivare care te pot ajuta să menții echilibrul în spațiul office.

1. Cutiile de arhivare

De departe cele mai utile produse pentru organizarea actelor sunt cutiile de arhivare. Dar marele avantaj al acestora nu este că ajută la păstrarea ordinii, ci că mențin totul în siguranță. Acestea oferă protecție împotriva umidității, a prafului și în caz de eventuale deteriorări, astfel că sunt esențiale pentru actele importante.

Pentru o identificare mai ușoară a conținutului, folosește etichete ori scrie cu markerul pe cutii. Grupează actele în funcție de importanță, frecvența cu care sunt folosite, tipul lor și alte criterii utile.

Ca să optimizezi spațiul, achiziționează cutii de depozitare cu capac și mânere. Pot fi așezate unele peste altele și sunt ușor de transportat grație mânerelor rezistente.

2. Bibliorafturi

Dacă ești în căutarea unei soluții elegante pentru organizarea și arhivarea documentelor, atunci bibliorafturile trebuie să se afle pe următoarea ta comandă de papetărie. Acestea pot fi utilizate pentru organizarea facturilor, a contractelor, a formularelor tipizate, dar și pentru aranjarea revistelor și a scrisorilor.

Bibliorafturile au capacitate mare de stocare, unele modele ajung chiar până la 700 de file. Cu toate acestea, nu ocupă mult loc în încăpere, fiind un aliat de bază în organizarea și optimizarea spațiului. Dacă vrei să atingi următorul nivel, poți comanda și suporturi rotative pentru bibliorafturi. Simple, elegante și extrem de utile la căutarea rapidă a actelor.

3. Dosare

Dosarele sunt unele dintre cele mai vechi produse de arhivare, dar sunt la fel de utile în continuare. Cine își poate imagina cum ar fi fost activitățile office fără existența dosarului cu șină, mai ales în instituțiile publice? Aproape că pare imposibil!

Aceste produse de papetărie reprezintă o soluție completă în tot ceea ce ține de organizarea și transportul documentelor. Este important de precizat și că investiția este minimă, dar avantajele sunt nenumărate, așa că nu ar trebui să lipsească din departamentele cheie ale firmei.

4. Alonje pentru arhivare

Pentru o arhivare ca la carte, comandă, alături de celelalte produse, și alonje. Dacă nu le-ai mai folosit până acum, află că sunt o metodă eficientă în orice companie. Au rolul de a menține documentele fixe, astfel încât să fie pregătite pentru o depozitare perfectă în cutiile de arhivare.

În prezent, există alonje de arhivare cu dublă întrebuințare: se pot utiliza pentru arhivare ori ca mâner de transfer al actelor din dosare în bibliorafturi sau caiete mecanice.

Paginile pot fi răsfoite sau se pot insera/scoate cu ușurință, perforațiile nu se rup prin răsfoirea repetată, iar documentele pot fi fotocopiate fără a fi scoase din alonjă.

Sursa foto: Unsplash.com

Fii primul care comentează

Lasă un răspuns

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.