Importanța planificării eficiente a transportului de marfă

Digitalizarea ajută numeroase companii din diferite sectoare de activitate să efectueze expediția mărfurilor în timp util și în cele mai bune condiții, iar soluțiile software create în acest scop previn sau rezolvă rapid problemele de ordin logistic.

Printre aplicațiile destinate acestui segment de servicii specifice lanțului de aprovizionare (supply chain) se numără și sistemul de management al transportului (Transport Management System sau, pe scurt, TMS). Prin intermediul acestei populare și apreciate soluții software se realizează automatizarea și, implicit, eficientizarea activităților de gestionare a curieratului, transporturilor și distribuției, iar implementarea TMS prezintă multiple beneficii.

Ce este, de fapt, un sistem de management al transportului?

Înainte de a vorbi despre beneficiile unui astfel de sistem, este important să înțelegem ce este acesta, de fapt, și cum funcționează. TMS este o platformă (o aplicație), care permite un management complet al livrărilor, sprijinind companiile (producători, distribuitori, magazine online, companii de retail și nu numai) în procesul de planificare, executare, urmărire și eficientizare a operațiunilor de transport. De asemenea, o aplicație TMS contribuie și la optimizarea rutelor de livrare.

Prima etapă automatizată printr-o aplicație de tip TMS este cea de preluare a comenzilor. Pot fi dezvoltate integrări cu alte sisteme sau șabloane de fișiere prin care comenzile vor fi adăugate automat în sistem. Astfel, sunt eliminate erorile umane în introducerea datelor. În plus, informații precum adresa de livrare, sunt validate la adăugarea în aplicație și erorile sunt semnalate utilizatorilor spre a fi corectate. TMS se poate integra cu orice fel de sistem software pentru a prelua informațiile. Suplimentar, pot fi create șabloane de import din fișiere CSV, Excel, text.

O altă etapă automatizată printr-o aplicație de tip TMS este cea de planificare a transporturilor. Dar cum îmbunătățește concret o soluție software de tip TMS planificarea? Care sunt beneficiile de care se bucură companiile care folosesc aplicații de automatizare a transportului de marfă? Vom vorbi, pe scurt, despre toate acestea în capitolele următoare.

Cum funcționează planificarea automatizată?

Planificarea transportului este un modul integrat într-o aplicație TMS. Planificarea automatizată se realizează în baza istoricului de livrări și a predicțiilor de creștere sau scădere a volumelor de transportat.

Clienții vor fi distribuiți optim pe rute noi. Ținând cont de anumite caracteristici, cum ar fi volum mediu al comenzilor, frecvența de comandă pentru fiecare client, gradul de umplere al mașinilor estimat pentru planificare, programul de lucru al șoferilor și clienților, tipul de mașini disponibile și altele, se realizează un plan de distribuție care constă în stabilirea unor rute relativ fixe zilnice. Aceste rute se vor folosi pentru o perioadă de timp, fără să se modifice. Dacă este vorba de un client nou care nu este inclus, alocarea se va face dinamic în momentul optimizării zilnice.

Beneficiile planificării automatizate 

Unul din principalele avantaje al unei aplicații TMS se referă la economia de timp și resurse alocate planificării și replanificării ori de câte ori apar schimbări.

Automatizarea planificării conduce și la eliminarea erorilor care pot avea efecte negative asupra activităților de transport. În plus, clienții vor avea alocat un șofer pe întreaga perioadă a planificării, ceea ce va crește gradul de satisfacție prin solidificarea relației șofer-client. Clienții vor cunoaște orele la care șoferii ajung pentru livrare. Astfel, timpii de staționare la client vor fi diminuați.

În concluzie, planificarea rapidă și corectă asigură în cele din urmă utilizarea optimă a tuturor resurselor umane și materiale disponibile în orice moment și contribuie la respectarea termenelor de livrare comunicate de clienți.

Alte beneficii oferite de o soluție TMS

Funcționalitățile unei astfel de soluții software nu se rezumă doar la planificarea automatizată. Companiile care integrează în activitatea lor un sistem de management al transporturilor au acces și la alte beneficii. Independent sau interfațat cu alte aplicații, TMS-ul permite, printre altele:

• calcularea profitabilității variantelor de transport în baza unor liste de prețuri/tarife integrate;
• gruparea comenzilor de transport pe curse în funcție de diverși factori (destinație, curier etc.);
• coordonarea încărcării comenzilor în funcție de volumul mărfurilor și de capacitatea mașinilor utilizate;
• optimizarea rutelor și, implicit, reducerea numărului de mașini utilizate, scăderea numărului de km parcurși, a consumului de combustibil, a costurilor aferente, precum și a celor de mentenanță;
• monitorizarea tuturor etapelor de transport, de la încărcarea mărfurilor la descărcarea lor la destinatar;
• acces la informațiile legate de curse, în timp real și după efectuarea acestora.

După cum putem remarca, aceste beneficii ale soluției software de management al transportului ajută companiile să economisească timp și bani, iar pe termen lung, să înregistreze creșteri mai mari ale profitului.

Concluzie

Ținând cont de toate beneficiile prezentate anterior, alegerea unei soluții de management al transportului se dovedește a fi o investiție importantă pentru companii din numeroase sectoare de activitate. Beneficiile implementării TMS le oferă firmelor posibilitatea să își amortizeze investiția la scurt timp după integrarea sistemului și chiar să își maximizeze șansele de a deveni mai profitabile.