Cele mai eficiente trucuri pentru o organizare la birou ca la carte

In prezent, tehnologia isi spune cuvantul din ce in ce mai mult, insa, cu toate acestea, documentele pe hartie nu s-au lasat disparute, nici din viata profesionala, dar nici din cea personala. Fie ca aducem in discutie contractele, facturile, amintirile sau scrisorile pe hartie, toate sunt inca folosite in zilele noastre. Dar toate au nevoie de spatiu pentru a putea fi pastrate in siguranta, mai ales la locul de munca. Cum le poti depozita cat mai eficient? Iti vom dezvalui mai departe, chiar in acest articol.

Iata care sunt cele mai eficiente trucuri pentru o organizare la birou ca la carte!

Stabileste un dulap doar pentru depozitarea documentelor

Este indicat sa stabilesti un singur loc pentru depozitarea documentelor. In felul acesta, le vei gasi simplu si rapid. In caz contrar, daca le depozitezi in locuri diferite, risti sa le pierzi sau sa irosesti mult timp in cautarea lor. Actioneaza pe principiul “fiecare la locul lui” si cu siguranta vei avea numai de castigat.

Organizeaza actele in functie de categorie 

Un alt truc pe care il poti pune in practica atunci cand organizezi documentele este reprezentat de sortarea acestora in functie de utilitatea lor (cat de des sunt folosite), dar si de scop. De pilda, poti folosi cutii arhivare pentru fiecare din urmatoarele categorii:

• Contracte de colaborare;
• Contracte de munca;
• Facturi;
• Cereri de concedii;
• Avize.

Poti nota pe fiecare cutie numele categoriei si in felul acesta vei merge la sigur atunci cand esti cautarea documentelor de care ai nevoie.

Scapa de hartiile inutile

Cu totii stim ca intr-un birou exista si o multime de hartii inutile, iar ele nu fac decat sa te incurce. Pe langa faptul ca ocupa foarte mult spatiu, te si incurca atunci cand cauti documentele necesare. De exemplu, atunci cand cauti documentul X, vei trece si prin documentul Y (cel vechi si inutil) pentru a verifica daca este cel de care ai nevoie. Timpul este o resursa extrem de importanta in zilele noastre, asa ca valorific-o! Nu o irosi!

Pont: Poti apela la o firma specializata pentru distrugerea securizata a documentelor, precum este Solutii Arhiva.

Sorteaza documentele constant

Ordinea in randul documentelor de la birou nu este suficienta o singura data! Pentru a fi cat mai productiv, recomandat este sa sortezi documentele constant. In felul acesta, poti valorifica spatiul pe care il ai si poti scapa de actele care nu iti mai sunt de folos. Repeta aceasta sortare anual, lunar sau saptamanal, in functie de nevoile pe care le ai. Daca nu excelezi la capitolul rabdare si nu poti aseza documentele unde trebuie de fiecare data, utilizeaza o cutie pentru a le depozita acolo pentru o vreme. Cand momentul curateniei soseste, sorteaza-le deja in functie de categoriile stabilite.

Asadar, daca iti doresti sa fii cat mai productiv si sa te bucuri de un birou bine organizat si confortabil, speram ca aceste sfaturi sa-ti fie de folos. Iti dorim spor la treaba!